文件的作用是用来记录信息以及储存信息，此类东西储存着大量企业、事业单位、各机关以及个人的信息，信息有的的公开的、有的是保密的，公开的文件就是要所有人知道文件中的内容、文件中储存的信息，保密文件肯定是里面的内容仅对部分人员公开，对外者是要保守秘密，更要做好保密措施，对于此类过期的文件或者说是文档、资料等则需要进行保密销毁，像保密文件销毁我们在销毁的时候一定不要放过任何的细节。

信息技术的迅速发展和广泛应用信息产业的高速发展极大地影响着和改变着人们的生产、生活、工作、学习、思维和交往方式，同时也给传统的档案管理带来了的大变化，随着计算机的普及，电子档案也产生了，它带动了办公自动化的发展，人们也越来越重视电子档案，但是纸质文件档案还是占据世界各地档案文件中的主导地位，电子档案是文化与现代信息技术的结合体，充分显现了现代科技的双重性和矛盾性，既极大地推动了现代档案工作的发展，又使传统的纸质档案面临着被侵蚀、湮没的危险。

电子文件的缺点也是十分明显，保密性是档案文件的又一重要特征，而计算机的数字档案在网络环境下，处于游离状态极易暴露与泄密，原始记录性是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质性所在，操作人员瞬时的错误操作难以彻底杜绝，甚至某些错误的处理请求指令可能导致系统瘫痪，档案的本质属性从根本上决定着其管理方法的取向，也决定了档案专业的独立性和独特性。

其实不管是什么文件，文件的价值和作用是不会变的，进行文件销毁的目的和意义也是一样的，工业文件一般都是会涉及到保密资料信息，所以进工业文件销毁处理的时候要细心，文件泄露绝大部分都是因为文件销毁不当导致，所以在进行文件销毁的时候派两名以上的工作人员去简单是很有必要的，有一些公司会粗心大意，觉得交给销毁机构进行，并不是这样理解，并不是所有公司都正规，也有一些机构是不会帮你进行文件销毁的。